Kontrol PEmbayaran Gaji -- Sistem Informasi Akuntansi

KONTROL PEMBAYARAN GAJI

Otorisasi  Transaksi

            Formulir kegiatan personel merupakan control  otorisasi yang penting dalam system pembayaran gaji. Dokumen ini penting untuk menghindari fraud pembayaran gaji dengan mengidentifikasi pegawai yang diotorisasi. Bentuk fraud yang umum dilakukan adlah menyerahkan time  card dari pegawai yang tidak lagi bekerja di perusahaan. Formulir kegiatan personel memungkinkan  departemen pembayaran  gaji memelihara daftar pegawai saat ini, yng dibandingkan dengan time card

Pembagian Tugas

            Fungsi timekeeping  harus dipisahkan dari personalia . Departemen Personalia memberikan informasi  tarif pembayaran kebagian pembayaran gaji  untuk pegawai yang dibayar per jam. Kisaran tarif pembayaran  dapat didasarkan pada pengalaman, klasifikasi pekerjaan, senioritas dan mutu. Jika informasi ini disediakan langsung oleh department produksi  seorang pegawai dapat merubah  informasi dn melakukan fraud. Untuk mengontrol hal ini  informasi tariff pembayaran harus  dating dari sumber independent  yaitu  department personalia.

Supervisi

            Wilayah lain yang beresiko adlah timekeeping. Kadang-kadang pegawai  “clock in” untuk pegawai lain yang telat atau absen. Supervision harus mengurangi proses cloking ini dan merekonsiliasikan time card dengan kehadiran actual.

Catatan akuntansi

            Jejak audit dalam pembayaran gaji meliputi document-dokument berikut :

1.      Time Card, Job Ticket, dan Voucher pengeluaran kas

2.      Informasi jurnal, Yang dating dari rangkuman distribusi tenaga kerja dan daftar gaji

3.      Akun buku besar pembntu, Yang berisi catatan  dan berbagai akun biaya pegawai

4.      Akun buku besar umum : control pembayaran gaji, kas, akun dana gaji, (imprest account)

Kontrol akses

            Aktiva-aktiva yang berkaitan dengan system pembayaran gaji adalah tenaga kerja dan kas. Keduanya dapat disalgunakan melalui  akses yang tidak benar kecatatan akuntansi. Akuntansi yang tidak jujur  dapat memalsukan tenaga kerja  melalui timecard dan karenanya menggelapkan uang kas. Kontrol atas akses ke document  sumber dan catatan dalam system pembayaran merupakan hal yang paling penting. Seperti hal nya dalam semua system pengeluaran.

Verivikasi Independent

            Berikut ini adalah contoh-contoh control  verivikasi independent dalam system  pembayaran gaji :

1. Verivikasi jam kerja, Sebelum mengirimkan timecard  kebagian pembayaran gaji supervisior harus memverivikasi  akurasinya dan menandatangani nya

2. Pusat pembayaran (PAY MASTER). Penggunaan pusat pembayaran yang independent untuk mendistribusikan cek ( daripada supervisior normal) membantu memverivikasi  eksistensi para pegawai. Supervisior dapat terlibat dalam fraud pembayarn gaji dengan berpura-pura mendistribusikan cek pembayaran ke pegawai yang sebenarnya tidak ada.

3.    Utang dagang. Petugas administrasi utang dagang memverivikasi  akurasi daftar gaji sebelum membuat voucer pengeluaran kas yang mentransfer dana kea kun dana gaji (imprest account)

4.   Buku Besar Umum. Departement buku besar umum memverifikasi seluruh proses dengan merekonsiliasi rangkuman distribusi tenaga kerja  dan voucer pembayaran gaji

SISTEM PEMBAYARAN GAJI  BERDASARKAN KOMPUTER

Mengotomatiskan Sistem Pembayaran Gaji Dengan Pemrosesan Batch

            Karena system pembayaran gaji tidak sering dilakukan (mingguan atau bulanan), system tersebut sering kali cocok dengan pemrosesan batch dan file sekuensial. Gambar 6-9 menun jukan system seperti itu. Departement pemrosesan  data menerima formulir kegiatan personel, job ticket, time card yang dikonversi  ke filesekuensial. Program computer batch melakukan pencatatan dengan rinci, menulis cek , dan menjalankan  fungsi buku besar umum

Implikasi control

Kekuatan dan kelemahan dari system ini sama  dengan kekuatan dan kelemahan  dalam mempromosikan keakuratan akuntansi dan mengurangi kesalahan dalam menulis cek. Diluar itu, system ini tidak secara signifikan meningkatkan efisiensi operasional, namun untuk banyajk jenis organisasi tingkat, tingkat teknologinya cukup memadai.

Rekayasa Teknologi Terhadap System Pembayaran Gaji

            Untuk organisasi ukuran moderat dan besar, pemrosesan gaji sering kali disatukan dalam system manajement sumber daya menusia (MSDN). Sitem MSDN menangkap dan memproses sejumlah besar data yang berkaitan dengan personel, termasuk tunjangan pegawai, perencanaan tenaga kerja, kegiatan personel (tariff pembayaran, pengurangan, dan lain sebagai nya), juga gaji. Sistem MSDM harus mendukung akses  real-time ke file personel untuk tujuan mencari keterangan secara langsung dari untuk perubahan record dalam status pegawai pada saat terjadinya.

            System ini berbeda dibandingkan system otomatisasi yang sederhana  dalam hal-hal berikut:

1.      Departement Operasi mengirimkan transaksi ke pemrosesan  data melalui terminal

2.      File akses langsung digunakan untuk penyimpanan data , dan

3.      Banyak proses sekarang dilakukan secara real time

PERSONALIA

            Departement personalia melakukan perubahan dalam file pegawai secara real time melalui terminal. Perubahan ini termasuk penambahan  pegawai baru,pengurangan pegawai, perubahan pemotongan gaji, dan perubahan status pekerjaan (tariff pembayaran)

AKUNTANSI BIAYA

            Departemen akuntansi biaya  memasukan data biaya pekerjaan (real-time atau setiap hari)  untuk menciptakan file pemakaian tenaga kerja (labor usage file)

TIMEKEEPING

            Ketika menerima time card yang sudah disetujui  dari supervisior pada tipa akhir minggu, department timekeeping membuat file kehadiran (attendance file) saat ini

Pemrosesan Data

Pada akhir periode kerja, tugas tugas berikut ini dilakukan dalam suatu proses batch :

1.      Biaya tenaga kerja didistribusikan keberbagai WIP, overhead, dan akun-akun biaya

2.      File rangkuman distribusi tenaga kerja on-line diciptakan. Salina dari file ini dikirim kedepartement  akuntansi biaya dan buku besar umum

3.      Daftar gaji On-line diciptakan dari file kehadiran dan file. Salinan dari file-file ini  dikirim kedepartement  utang dagang dan pengeluaran kas

4.      File catatan pegawai diperbaharui

5.      Cek-cek pembayaran gaji disiapkan dan ditanda tangani. Cek-cek tersebut  dikirimkan ke bendahara untuk diperiksa dan direkonsiliasikan dengan daftar gaji. Cek pembayaran ini kemudian didistribusikan ke para pegawai

6.      File voucher pengeluaran  diperbaharui  dan satu cek disiapkan untuk data yang akan ditrasfer kea kun dana gaji (imp rest payroll account). Cek dan salinan (hardcopy) voucher pengeluaran dikirim ke department pengeluaran kas. Satu salinan voucher tersebut dikirim ke department buku besar umum, dan salinan akhir dikirim ke utang dagang

7.      Pada akhir pemrosesan, system tersebut menerima file rangkuman distribusi tenaga kerja dan file voucher pengeluaran dan memperbaharui file buku besar umum

IMPLIKASI KONTROL

            Bentuk system pembayaran gaji dengan element-element real-time memberikan banyak keuntungan operasional seperti yang didiskusikan sebelumnya,termasuk pengurangan jeda waktu antara terjadinya peristiwa dan pencatatan, kertas kerja, dan tenaga kerja klerikal. Bentuk ini juga membawa implikasi control. Banyak pekerjaan yang dulunya dilakukan oleh tenaga manusia sekarang dilakukan oleh computer. Sistem yang berdasarkan computer harus  menghasilkan catatan yang memadai untuk memverivikasi independent dan tujuan audit. Akhirnya, control harus didesain untuk melindungi akses yang tidak diotorisasi ke file data dan program computer.